نظام الفوترة ومعالجة القيود المحاسبية من إكسل (Bill)
يحوّل ملف إكسل الذي يضم معاملات كبيرة الحجم إلى قيد محاسبي جاهز للتسجيل، بالاعتماد على قالب معرَّف مسبقًا. ويُحفظ ربط الأعمدة بالحسابات بمعزل عن القالب نفسه وهو قابل للتعديل.
- المجال
- معالجة القيود المحاسبية من بيانات إكسل الخام
- العملاء المستهدفون
- الشركات ذات الحجم الكبير من المعاملات الخارجية (مبيعات التذاكر، الشركاء التجاريون)
- القدرات الرئيسية
- بناء قوالب ربط إكسل، ربط الحسابات بصورة مستقلة عن القالب، المعالجة والحفظ الجماعيان، اكتشاف التكرار، تسجيل القيد وإلغاء تسجيله، لوحة متابعة التوازن
يحوّل نظام الفوترة الحجم الكبير من بيانات المعاملات الخام، وتصل عادةً في ملف إكسل من أنظمة خارجية، إلى قيود محاسبية منظَّمة وجاهزة للتسجيل. ويستخدمه أساسًا الشركات التي تتسلّم يوميًا أو دوريًا ملفات كبيرة للمبيعات أو المشتريات (مثل كشف تسوية مبيعات التذاكر أو الفواتير المجمَّعة أو تقرير معاملات شريك تجاري)، ويلزمها تحويل كل سطر فيها إلى حساب محاسبي محدد بطبيعة مدينة أو دائنة صحيحة.
يقوم النظام على مفهوم «القالب». يحدد كل قالب كيف تتحول أعمدة ملف إكسل إلى بنود قيد محاسبي: أي عمود يمثل رمز الحساب، وأي عمود المبلغ، وأي عمود تاريخ القيد. يعرّف المستخدم القالب مرة واحدة، ثم يعالج الملفات المشابهة بصورة جماعية وتلقائية. أما ربط القيم الخام برموز الحسابات الفعلية للمؤسسة وعناوينها فيُحفظ منفصلًا وقابلًا للتعديل؛ ولذلك يكفي عند تغيّر الترميز المحاسبي للشركة تحديث الربط وحده دون المساس بالقالب.
كما يدير النظام عقود الشراء بصورة مستقلة (مثل عقد شراء تذاكر أو خدمات بأسعار مختلفة لفئات العملاء المختلفة)، ويضع بين يدي المدير المالي لوحة متابعة لرصد توازن القيود، وعدد القيود المسجَّلة وغير المسجَّلة، وحالة القوالب والعقود.
القدرات والإمكانات الرئيسية
قوالب محاسبية قابلة للتعريف
ربط أعمدة ملف إكسل ببنود القيد المحاسبي (رمز الحساب، المبلغ، تاريخ القيد، نوع القيد)، مع إمكانية نسخ قالب قائم لإنشاء قالب مشابه بسرعة.
المعالجة الجماعية لملفات إكسل
رفع ملف إكسل (xls أو xlsx)، وقراءة جميع الأوراق تلقائيًا، وتوليد معاينة لبنود القيد المحاسبي قبل الحفظ النهائي.
ربط القيم الخام بالحساب الفعلي
الاحتفاظ بجدول ربط بين القيم الخام في الملف الوارد ورمز الحساب الفعلي للشركة وعنوانه، مع إدخال الروابط جماعيًا من إكسل وتصحيحها واحدًا واحدًا دون الحاجة إلى إعادة تعريف القالب.
اكتشاف السجلات المكررة
قبل الحفظ تُحدَّد السجلات المكررة حرفيًا ضمن دفعة المعالجة نفسها، ويُمنع إدخالها من جديد.
حفظ سريع للأحجام الكبيرة
حفظ آلاف بنود القيد المحاسبي في عملية واحدة بمعالجة متوازية، بما يناسب الملفات اليومية الكبيرة.
التسجيل النهائي للقيد وإلغاء تسجيله
يمكن تسجيل كل قيد محاسبي نهائيًا بعد مراجعته، أو إلغاء تسجيله إذا احتاج إلى تصحيح.
إدارة عقود الشراء
تسجيل عقود الشراء وحفظها بأسعار مختلفة بحسب فئة العميل أو تصنيفه، مع الإدخال الجماعي من إكسل.
ترقيم القيود بحسب الدورة
تحصل كل مجموعة من القيود المحفوظة على رقم دورة فريد، ما يتيح التتبع وإعداد التقارير على أساس الدورة.
التصدير إلى إكسل ولوحة المتابعة
استخراج القيود المصفّاة بصيغة إكسل، وعرض إداري لتوازن القيود وعدد وقيمة القيود المسجَّلة وغير المسجَّلة وحالة القوالب والعقود ضمن أي نطاق زمني يختاره المستخدم.
تعدد الشركات
ينتمي كل قالب وربط وقيد محاسبي إلى شركة محددة، وتُصفَّى التقارير على هذا الأساس.
القيمة للأعمال
الشركات التي تتلقى حجمًا كبيرًا من معاملات الشراء أو البيع من أنظمة خارجية في صورة ملفات تحوّلها عادةً إلى قيود محاسبية يدويًا أو بمعادلات إكسل، وهو عمل بطيء وعرضة للخطأ البشري ولا يمكن تتبعه. يجعل هذا النظام التحويل للملفات اللاحقة تلقائيًا بعد تعريف القالب وربط الحسابات مرة واحدة، ويزيل احتمال الحساب الخاطئ أو الخطأ الطباعي، ويتيح معالجة الأحجام الكبيرة في ثوانٍ معدودة. ويمنع الاكتشاف التلقائي للسجلات المكررة تسجيل الملف الواحد مرتين، وتؤكد لوحة المتابعة أن القيود متوازنة دائمًا.
ما يميّزه
- محرك قوالب وربط يعرّفه المستخدم بنفسه، دون الحاجة إلى تغيير الشيفرة لكل صيغة ملف جديدة.
- معالجة متوازية وحفظ مُحسَّن للأحجام الكبيرة في الملفات التي تضم آلاف الأسطر.
- اكتشاف تلقائي للسجلات المكررة ضمن دفعة المعالجة نفسها قبل الحفظ النهائي.
- فصل ربط الحسابات عن القالب، فلا يتطلب تغيير الترميز المحاسبي للشركة إعادة تعريف القالب.
- لوحة متابعة مخصصة للتأكد من توازن القيود ومن حالة تسجيلها.
شاهدوا هذه الوحدة على بيانات تجريبية
في الجلسة التعريفية نستعرض سيناريوهات مؤسستك على النسخة التجريبية من دارا، ونجيب عن أسئلة فريقيك التقني والمالي.