سامانه صورتحساب و پردازش اسناد حسابداری از اکسل (Bill)
فایل اکسل تراکنشهای حجیم را با قالب از پیش تعریفشده به سند حسابداری آماده ثبت تبدیل میکند. نگاشت ستونها به حساب، جدا از خود قالب و قابل ویرایش است.
- حوزه
- پردازش اسناد حسابداری از داده خام اکسل
- مشتریان هدف
- شرکتهای با حجم بالای تراکنش خارجی (فروش بلیت، شرکای تجاری)
- قابلیتهای اصلی
- قالبسازی نگاشت اکسل، نگاشت حساب مستقل از قالب، پردازش و ذخیره انبوه، تشخیص تکراری، ثبت/لغو ثبت سند، داشبورد پایش تراز
سامانه صورتحساب، حجم بالای دادههای تراکنشی خام، معمولا در قالب فایل اکسل دریافتی از سامانههای بیرونی، را به اسناد حسابداری ساختاریافته و آماده ثبت تبدیل میکند. کاربرد اصلی آن شرکتهایی هستند که بهصورت روزانه یا دورهای فایلهای فروش یا خرید حجیم (مثل صورت تسویه فروش بلیت، فاکتورهای انبوه یا گزارش تراکنش شریک تجاری) دریافت میکنند و باید هر ردیف آن را به یک حساب حسابداری مشخص با ماهیت بدهکار یا بستانکار درست تبدیل کنند.
پایه کار این سامانه، مفهوم «قالب» است. هر قالب مشخص میکند چگونه ستونهای یک فایل اکسل به آرتیکلهای حسابداری تبدیل شوند: کدام ستون کد حساب، کدام مبلغ و کدام تاریخ سند است. کاربر یکبار قالب را تعریف میکند و از آن پس فایلهای مشابه را بهصورت انبوه و خودکار پردازش میکند. نگاشت مقادیر خام به کد و عنوان حسابهای واقعی سازمان، جداگانه و قابل ویرایش نگهداری میشود؛ بنابراین وقتی کدینگ حسابداری شرکت تغییر کند، فقط کافی است نگاشت بهروزرسانی شود، نه قالب.
این سامانه همچنین قراردادهای خرید (مثلا قرارداد خرید بلیت یا خدمات با نرخهای متفاوت برای ردههای مختلف مشتری) را جداگانه مدیریت میکند و یک داشبورد پایش برای رصد تراز بودن اسناد، تعداد اسناد ثبتشده و ثبتنشده، و وضعیت قالبها و قراردادها در اختیار مدیر مالی قرار میدهد.
قابلیتها و امکانات کلیدی
قالبهای حسابداری قابل تعریف
نگاشت ستونهای فایل اکسل به آرتیکلهای حسابداری (کد حساب، مبلغ، تاریخ سند، نوع سند)، با امکان کپی قالب موجود برای ساخت سریع قالب مشابه.
پردازش انبوه فایل اکسل
آپلود فایل اکسل (xls یا xlsx)، خواندن خودکار تمام شیتها، و تولید پیشنمایش آرتیکلهای حسابداری پیش از ذخیره نهایی.
نگاشت مقادیر خام به حساب واقعی
نگهداری جدول نگاشت بین مقادیر خام فایل ورودی و کد/عنوان حساب واقعی شرکت، با ورود گروهی نگاشت از اکسل و اصلاح تکتک بدون نیاز به تعریف مجدد قالب.
تشخیص رکورد تکراری
پیش از ذخیره، رکوردهای عینا تکراری همان دسته پردازش شناسایی و از ورود مجدد آنها جلوگیری میشود.
ذخیره پرحجم و سریع
ذخیره هزاران آرتیکل حسابداری در یک عملیات با پردازش موازی، مناسب فایلهای حجیم روزانه.
ثبت قطعی و لغو ثبت سند
هر سند حسابداری نهایی پس از بررسی میتواند بهصورت قطعی ثبت شود یا در صورت نیاز به اصلاح، ثبت آن لغو شود.
مدیریت قراردادهای خرید
ثبت و نگهداری قراردادهای خرید با نرخهای متفاوت بر اساس رده یا دسته مشتری، همراه با ورود گروهی از اکسل.
شمارهگذاری دورهای اسناد
هر دسته از اسناد ذخیرهشده شماره دوره یکتا میگیرد که امکان پیگیری و گزارشگیری بر مبنای دوره را فراهم میکند.
خروجی اکسل و داشبورد پایش
استخراج اسناد فیلترشده به فرمت اکسل، و نمای مدیریتی از تراز بودن اسناد، تعداد و ارزش اسناد ثبتشده/ثبتنشده، و وضعیت قالبها و قراردادها در بازه زمانی دلخواه.
چندشرکتی
هر قالب، نگاشت و سند حسابداری به شرکت مشخصی متعلق است و گزارشها بر همین مبنا فیلتر میشوند.
ارزش کسبوکاری
شرکتهایی که حجم بالایی از تراکنشهای خرید یا فروش را از سامانههای بیرونی بهصورت فایل دریافت میکنند، معمولا این دادهها را دستی یا با فرمولهای اکسل به سند حسابداری تبدیل میکنند؛ کاری کند، مستعد خطای انسانی و غیرقابل ردیابی. این سامانه با تعریف یکبار قالب و نگاشت حساب، این تبدیل را برای فایلهای بعدی خودکار میکند، احتمال حساب اشتباه یا خطای تایپی را حذف میکند و پردازش حجم بالا را در چند ثانیه ممکن میسازد. تشخیص خودکار رکورد تکراری از ثبت مضاعف یک فایل جلوگیری میکند و داشبورد پایش اطمینان میدهد اسناد همیشه متوازناند.
نقاط تمایز
- موتور قالب و نگاشت قابل تعریف توسط کاربر، بدون نیاز به تغییر کد برای هر فرمت فایل جدید.
- پردازش موازی و ذخیره پرحجم بهینهشده برای فایلهای با هزاران ردیف.
- تشخیص خودکار رکورد تکراری در همان دسته پردازش، پیش از ذخیره نهایی.
- جداسازی نگاشت حساب از قالب، بهطوریکه تغییر کدینگ حسابداری شرکت نیازمند بازتعریف قالب نیست.
- داشبورد پایش اختصاصی برای اطمینان از تراز بودن اسناد و وضعیت ثبت آنها.
این ماژول را روی دادهٔ نمایشی ببینید
در جلسهٔ معرفی، سناریوهای سازمان شما را روی نسخهٔ نمایشی دارا مرور میکنیم و به پرسشهای تیم فنی و مالی پاسخ میدهیم.